Цей інструмент не є стандартним бухгалтерським документом у класичному розумінні, а являє собою спеціалізовану сервісну обробку (або розширений функціонал форми), яка дозволяє вносити зміни в уже існуючі документи бази даних.

У системі «Бухгалтерський облік для України 7.7» інструмент «Редагування документа» — це допоміжний функціонал, призначений для оперативного виправлення помилок у реквізитах документів, котрі знаходиться у вже "закритому" періоді (у "закритому періоді" усі документи відкриваються тільки у режимі "читання"). Це дозволяє зафіксувати послідовність редагування у складних облікових ситуаціях.

Ключові можливості та сценарії використання

Цей інструмент стає незамінним, коли потрібно внести зміни в «заморожені» платформою поля проведеного документа. Основні функції включають:

• Виправлення помилок у шапці: Зміна номера документа або коментаря, які не впливають безпосередньо на суми проводок, але важливі для друкованих форм.

• Заміна аналітики: Можливість змінити контрагента, договір або статтю витрат у проведеному документі, якщо було допущено технічну помилку при первинному введенні.

• Коригування табличної частини: редагування вмісту (номенклатура, кількість, ціна) у випадках, коли відкриття "закритого" періоду є небажаним або неможливим.

• Дата нового документа завжи встановлюється поточною датою.

• Тільки після заповнення реквізиту "Причина коригування" надається одноразовий доступ для відкриття документа, що має бути відредагований.

• Після внесення змін доступ до "документа-підстави" буде закритий й поточний документ "Редагування документа" буде автоматично збережений й проведений у системі.

   

Переваги для бізнес-процесів

Використання цього інструмента у практиці дозволяє значно убезпечити роботу бухгалтерії:

1. Фіксація часу й автора змін, що особливо актуально для баз із великою кількістю користувачів.

2. Підготовка до експорту: Якщо у рахунку чи накладній виявлено помилку, її можна миттєво виправити та одразу сформувати коректний PDF-файл за допомогою методу експорту для повторного відправлення контрагенту.

3. Гнучкість обліку: Дозволяє виправляти «людський фактор» без порушення регламентованих операцій закриття місяця.

Порада:

Перед використанням функції редагування проведених документів важливо переконатися, що внесені зміни не призведуть до розбіжностей між даними документа та вже сформованими бухгалтерськими проводками. Для критичних змін (наприклад, суми ПДВ) рекомендується використовувати стандартні механізми сторнування або ручних операцій.