Журнал є центральним інструментом для обліку готівкових операцій підприємства. Він призначений для реєстрації, зберігання та систематизації всіх документів, що підтверджують надходження або видачу готівки безпосередньо через касу організації, дозволяє бухгалтеру вести щоденний контроль за залишками та рухом готівки в національній та іноземній валютах. Цей журнал забезпечує не лише перегляд документів, а й швидку перевірку їхнього стану: чи сформовані бухгалтерські проводки (рожева галочка), чи документ просто збережений без впливу на баланс.Закладки в цьому журналі призначені для перемикання між касами підприємства або за видом операції у касовому ордері.

У верхній частині вікна журналу розміщені закладки з назвами конкретних кас (наприклад, Основна грн., Додаткова грн., тощо). Це дозволяє бухгалтеру одним натисканням переходити до перегляду операцій по конкретній касі.

Склад документів журналу

У журналі "Каса" традиційно працюють з двома основними типами первинних документів:

• Прибутковий касовий ордер (ПКО): оформлюється при надходженні коштів у касу (наприклад, виручка від реалізації, повернення невикористаних підзвітних сум або внески до статутного капіталу).

• Видатковий касовий ордер (ВКО): фіксує видачу готівки (виплата зарплати, видача грошей під звіт, здача виручки в банк).

   

Інформаційне табло залишків: Під списком документів для кожної закладки (каси) відображається оперативна фінансова інформація:

• Залишок на початок періоду.

• Загальна сума надходжень за обраний період.

• Загальна сума видатків.

• Кінцевий залишок по касі.

Колонка Статус: У табличній частині, крім стандартних реквізитів (дата, номер, субконто, сума), присутня візуальна індикація стану документа. Проведені документи позначені відповідною піктограмою, що дозволяє швидко виявити операції, які ще не вплинули на бухгалтерські підсумки.

Керування інтервалом дат: У верхній частині інтерфейсу розташовані поля для встановлення періоду перегляду. Користувач може обрати конкретний день або довільний проміжок часу, при цьому підсумкові суми залишків автоматично перераховуються відповідно до обраного часового відрізка.

У вікні журналу відображаються всі типи касових документів (ПКО, РКО) у хронологічному порядку, що забезпечує цілісну картину руху коштів по вибраній на закладці касі.

Друк Касової книги: безпосередньо з інтерфейсу або через меню звітів на підставі даних журналу формуються звіти "Касова книга" та "Журнал реєстрації КО", що є обов'язковими згідно з касовою дисципліною в Україні.

Пошук та фільтрація: можливість швидко знайти документ за номером або за певною сумою.

Дане рішення значно спрощує роботу на підприємствах з кількома відкритими касами, оскільки дозволяє тримати перед очима актуальні залишки та історію платежів без необхідності постійного формування звітів.

Специфіка та поради розробника

При налаштуванні журналу "Каса" для українських підприємств, важливо стежити за автоматичним заповненням рахунку 301 (або 302 для валютної каси). Зверніть увагу на те, що при проведенні касових ордерів програма повинна коректно перевіряти дотримання ліміту каси. Також корисною буде обробка, яка автоматично перевіряє нумерацію касових ордерів, оскільки українське законодавство вимагає їхньої суворої послідовності без пропусків протягом року.