Функція "Проведення документів" - це механізм групової обробки, який дозволяє масово сформувати бухгалтерські проводки та рухи за обраний період.

На відміну від відкриття кожного документа окремо, ця функція автоматизує процес актуалізації даних у всій інформаційній базі.

1. Суть процесу проведення

У термінології програми, «проведення» — це момент, коли документ із простої «чернетки» перетворюється на фінансову подію.

• Записаний документ: Просто зберігає дані в полях (хто, кому, скільки).

• Проведений документ: Виконує програмний код у своєму модулі, який генерує записи в Журналі проводок та змінює Бухгалтерські підсумки.

2. Призначення групового проведення

Ця функція найчастіше використовується у двох випадках:

1. Після завантаження даних: Наприклад, якщо ви імпортували документи з "Клієнт-Банку" або зовнішньої програми, вони часто потрапляють у базу лише записаними.

2. Відновлення послідовності: Якщо бухгалтер змінив документ "заднім числом", це може вплинути на залишки та собівартість наступних операцій. Групове проведення перераховує всі документи один за одним, виправляючи результати.

3. Як працює інтерфейс функції

Виклик здійснюється через меню: Операції — Проведення документів.

Основні налаштування:

• Вибір типів документів: Можна вибрати всі документи або лише конкретні (наприклад, тільки "Видаткові накладні").

• Встановлення періоду: Зазвичай вибирається місяць, квартал або рік.

4. Технічні особливості та ризики

Важливо знати внутрішню логіку:

• Хронологічний порядок: програма проводить документи суворо за часом (з точністю до секунди). Це важливо для коректного списання залишків (щоб не було "від'ємного складу" посеред дня).

• Транзакції: Процес можна налаштувати так, що при помилці в одному документі вся операція зупиниться, або програма просто пропустить проблемний документ і піде далі.

• Зупинка при помилці: Якщо в документі не заповнений важливий реквізит (наприклад, рахунок обліку), програма виведе повідомлення у вікно повідомлень і не проведе його.

5. Поради для роботи 

Групове проведення може бути ресурсомістким завданням:

1. Монопольний режим: Хоча програма дозволяє групове проведення в мережевому режимі, воно працює в рази швидше, якщо в базі немає інших користувачів.

2. Перевірка залишків: Перед запуском переконайтеся, що в константах встановлено (або знято) прапорець "Дозволити від'ємні залишки", оскільки це критично впливає на те, чи зупиниться процес на першій же відсутності товару.

3. SQL vs DBF: У версії DBF проведення великої кількості документів створює величезне навантаження на дискову підсистему. Якщо база знаходиться на мережевому диску, краще виконувати цю процедуру безпосередньо на сервері (через RDP).