З часом база даних накопичує велику кількість документів, що призводить до сповільнення роботи системи, помилок під час формування звітів та збільшення обсягу файлів. Додатково у серверній та локальних версіях операційної системи Windows для стандартних засобів 1С існує обмеження на максимальний розмір файлів DBF, у яких зберігається вся інформація по підприємству. Після досягнення розміру 1Гб будь-якого з файлів бази даних подальше гарантоване збереження та обробка даних неможливі, у тому числі виконання процедури "архівація періоду". Оптимальним рішенням є Архівування періоду (згортка).

Це процес, при якому документи за минулі роки видаляються, а замість них створюються операції з введення залишків на початок нового періоду. Таким чином, після виконання обробки з архівування, у базі залишаються всі залишки, які були до початку процедури та видаляються майже всі документи, які вже не беруть участь у майбутніх періодах (документи, за якими існує сальдо в системі або посилання на нього - залишаються в системі для збереження цілісності ланцюжка дій і можуть становити 1-5% від загальної кількості видалених). У результаті ми отримуємо базу з кратно зменшеним розміром, яка буде в кілька разів ефективніша, і термін використання якої відповідно збільшено.

Важливо перед початком

Процес згортки є незворотним. Перед будь-якими діями обов'язково:

1. Створіть резервну копію. Скопіюйте папку з базою даних на зовнішній носій або в хмарне сховище.

2. Перевірте базу. Виконайте "Тестування та виправлення бази даних" (Адміністрування - Тестування та виправлення).

3. Закрийте період. Переконайтеся, що всі регламентні операції та звіти за період, що архівується, сформовані та перевірені.

Етапи архівації періоду

1. Встановлення дати згортки

Визначте дату, на яку будуть сформовані залишки. Зазвичай це 1 січня поточного або минулого року.

2. Використання обробки для згортки бази"

У стандартних конфігураціях 7.7 використовується обробка "Архівування періоду":

• Перейдіть у меню «Операції» — «Обробка».

• Оберіть пункт «Архівування періоду».

• Вкажіть дату, на яку потрібно отримати залишки, за якими буде проведено обробку.

3. Формування залишків та видалення документів

Процес проходить у два автоматичних етапи:

1. Створення документів «Введення залишків»: Програма аналізує сальдо на рахунках і створює нові документи на дату згортки.

2. Позначення документів на видалення: Всі документи до дати згортки отримують позначку на видалення.

4. Безпосереднє видалення об'єктів

Після завершення роботи обробки необхідно фізично видалити дані:

• Зайдіть у меню «Операції» — «Видалення позначених об'єктів».

• Зверніть увагу: процес може тривати тривалий час залежно від обсягу бази.

Що робити після архівації?

1. Перевірка сальдо: Порівняйте оборотно-сальдову відомість у старій (архівній) базі та в новій на дату згортки. Цифри мають збігатися до копійки.

2. Переіндексація: Виконайте переіндексацію бази даних для оптимізації швидкості роботи.

Переваги оновленої бази:

• Швидкість: Звіти формуються у 2–10 разів швидше.

• Стабільність: Зменшується ризик пошкодження індексних файлів.

• Зручність: У списках документів залишаються лише актуальні дані.

Порада: Рекомендуємо зберігати стару копію бази в окремій папці з назвою «Архів_Рік» для можливості перегляду деталізації операцій за минулі періоди.

Ця інструкція допоможе вам безпечно зменшити розмір вашої бази 1С 7.7 та пришвидшити роботу бухгалтерії.