Для відображення в обліку операцій, пов'язаних із придбанням товарно-матеріальних цінностей, а також необоротних активів (об'єктів основних фондів, нематеріальних активів, інших необоротних матеріальних активів, інших необоротних активів) у типовій конфігурації передбачено документ «Прибуткова накладна».

Заповнення реквізитів екранної форми «Прибуткової накладної» слід почати з реквізитів групи «Постачальник». Поле «Вид» може приймати одне з таких значень: «Вітчизняний постачальник», «Іноземний постачальник», “Підзвітна особа” або “Інше”. При виборі виду відповідним чином змінюється бухгалтерський рахунок постачальника на закладці «Додаткові».

Після цього слід вказати постачальника з довідника «Контрагенти» або «Співробітники» (якщо реєструють надходження від підзвітної особи), вибрати валюту, в якій буде виписано накладну, і курс цієї валюти. Якщо облік взаєморозрахунків з цим постачальником ведеться в розрізі договорів, і в довіднику «Контрагенти» для нього визначено договір за замовчуванням, останній відобразиться в полі «Замовлення» електронної форми «Прибуткової накладної». Водночас за допомогою кнопки вибору можна змінити значення цього реквізиту, вибравши в ньому інший документ-замовлення з журналу «Відбір замовлень за контрагентом». Крім того, скориставшись кнопкою, можна зробити «Прибуткову накладну» першим документом у ланцюжку взаєморозрахунків із клієнтом, тобто документом-замовленням. В цьому випадку в полі «Замовлення» відображатиметься рядок «Без замовлення».

У тому випадку, коли за товар, що оприбутковується за цією накладною, вже було здійснено передоплату за наданим нам постачальником рахунком, то «Прибуткову накладну» слід вводити в режимі «Введення на підставі» за цим рахунком. При цьому, залежно від того, який документ був замовленням у такому ланцюжку - «Договір» або «Рахунок вхідний», його найменування та реквізити відображатимуться в полі «Замовлення» електронної форми документа. Під час введення «Прибуткової накладної» на підставі «Рахунку вхідного» автоматично буде заповнено її табличну частину та реквізити шапки.

У реквізиті «Місце зберігання» слід обрати те місце зберігання (оптовий склад, матеріально-відповідальна особа), на яке буде виконано оприбуткування матеріальних цінностей. Реквізит «Що оприбутковуємо» може набувати значень: «Запаси», «ОЗ, НМА, ін. необор. мат. активи», «Бланки ряд. звітності», «Інш. необор. активи». Звернемо увагу на те, що значення цього реквізиту має бути встановлено до заповнення табличної частини документа.

Поле «Вид торгівлі» дає змогу вказати один із можливих видів торгівлі для цієї накладної. Зазначимо, що документ допускає оплату готівкою тільки при встановленій валюті «гривня».

У реквізиті «Вид ПДВ» на закладці «Додаткові» має бути визначена ставка ПДВ для цієї накладної. Слід зазначити, що конфігурація дає змогу оприбутковувати ТМЦ з різними ставками ПДВ в одній накладній - для цього існує поле «ПДВ» у кожному рядку табличної частини.

Увімкнений прапорець «ПДВ на собівартість.» є ознакою того, що організація не має права включити суму ПДВ, сплачену організації постачальнику за придбані об'єкти до складу податкового кредиту. Сума ПДВ у цьому випадку буде включена до складу собівартості оприбуткованих об'єктів.

Як уже було зазначено в розділі «Визначення першої події», суми попередньої оплати (відвантаження), необхідні для правильного формування проводок «за першою подією», можуть бути розраховані автоматично або безпосередньо вказані вручну в діалоговій формі документа. Для введення суми та ПДВ попередньої оплати слід увімкнути прапорець «Вказати суму попередньої оплати вручну» на закладці «Додаткові».

Цей документ передбачає також можливість оприбуткування ТМЦ, інших перерахованих об'єктів через підзвітну особу. Для цього слід увімкнути опцію «Через підзвітну особу» на даній закладці, після чого вибрати підзвітну особу в реквізиті «Підзвітна особа» і вказати суму до закриття підзвіту співробітника (за замовчуванням заповниться підсумковою сумою накладної з ПДВ). Звернемо увагу на те, що сума до закриття підзвіту не може перевищувати підсумкової суми цієї накладної. Крім того, опція «Через підзвітну особу» недоступна при валютному оприбуткуванні, а також при обраному виді торгівлі «За готівку».

На закладці «Додаткові» вказується рахунок обліку взаєморозрахунків з постачальником. Для заповнення табличної частини документа залежно від значення реквізиту «Що оприбутковуємо» використовуються довідники «Інвестиції», «Бланки суворої звітності», “Запаси”, “Необоротні активи”. У табличній частині «Прибуткової накладної» зазначається: - найменування ТМЦ, що оприбутковуються, (бланка суворої звітності, інших необоротних активів) з довідників «Номенклатура», «Бланки суворої звітності», «Необоротні активи» відповідно або об'єкта капітальних інвестицій, тобто об'єкта аналітики відповідного субрахунку рахунка 15 «Капітальні інвестиції», на який будуть списані витрати з придбання об'єктів основних фондів, НМА, інших необоротних матеріальних активів). Див. детальніше розділи «Облік основних засобів, інших необоротних матеріальних активів», “Облік НМА”);

• кількість об'єктів, що оприбутковуються;
• одиниця виміру;
• коефіцієнт перерахунку для обраної одиниці виміру;
• ціна в обраній валюті без ПДВ;
• сума в обраній валюті без ПДВ;
• сума в гривнях без ПДВ;
• сума податку на додану вартість;
• сума в гривнях з ПДВ.

У разі валютного оприбуткування ТМЦ у табличній частині з'являються графи «Мито», «Митн.посл.», «Акциз», «Перевіз.вал», «Перевіз.грн». При оформленні оприбуткування ТМЦ, які вже надходили в організацію раніше, можна скористатися кнопкою «Підбір», розташованою в нижній частині електронної форми документа.

У разі оприбуткування ТМЦ, інших перелічених об'єктів за іноземну валюту за вантажно-митною декларацією, в електронній формі з'являється додаткова закладка «ВМД», у групі «Митниця» якої зазначаються такі значення:

• бухгалтерський рахунок обліку взаєморозрахунків з митницею (за замовчуванням пропонується 37.7.2 «Розрахунки з іншими дебіторами (у розрізі замовлень)»);
• організація-митниця з довідника «Контрагенти»;
• документ-замовлення, тобто договір із митницею, якщо в цьому реквізиті встановити значення «Без замовлення», то документом-замовленням буде цей документ;
• сума мита без ПДВ;
• сума митних послуг без ПДВ;
• сума акцизу без ПДВ.

У групі реквізитів «Перевезення» можна вказати такі значення:

• бухгалтерський рахунок взаєморозрахунків з організацією-перевізником (за замовчуванням пропонується 37.7.2);
• організацію-перевізника з довідника «Контрагенти»;
• документ-підставу для взаєморозрахунків з організацією-перевізником, якщо в цьому реквізиті встановити значення «Без замовлення», то документом-замовленням буде справжня прибуткова накладна;
• курс валюти перевезення;
• суму перевезення в обраній валюті.

При введенні кожної з перелічених вище сум закладки «ВМД» на екран буде виведено таке повідомлення «Зазначена сума відрізняється від підсумкової за табличною частиною. Розподілити додаткові витрати?». При позитивній відповіді на це запитання суми мита, митних послуг, акцизу, перевезення будуть розподілені між об'єктами, переліченими в табличній частині документа, пропорційно їхній вартості. Під час проведення документа суми мита, акцизу, митних послуг і перевезення будуть включені до первісної вартості об'єктів, що оприбутковуються.

Сума податку на додану вартість, що стягується з додаткових витрат, під час імпортування товарно-матеріальних цінностей буде автоматично розрахована і відобразиться в реквізиті «ПДВ на доп. витрати».

Після заповнення всіх реквізитів «Прибуткову накладну» можна роздрукувати. Для цього слід натиснути кнопку «Друк». Для збереження і проведення документа слугує кнопка «ОК».

Додана колонка «Код ТМЦ», "Код УКТЗЕД".

У список ТМЦ «при подборі» додана колонка «Ціна залишку» (рахується як Собівартість залишку / Кількість залишку на рахунку обліку ТМЦ).

Додано процедуру розрахунку ціни при зміні поля «Сума без ПДВ».

Додано реквізити «Відпустив», «Отримав», «Місце складання», «Замовлення для друку» та «Довіреність».

Додано можливість створення документа «ТТН» на підставі документа «Прибуткова накладна».

Додано константу та механізм для автоматичного запису документів «Прибуткова накладна» на початок дня.

Додано функцію друку цінників для номенклатури з табличної частини документа.

Знято заборону на редагування з реквізиту «Закрити підзвіт на суму» при оприбуткуванні за готівку.

Додано колонку "Ціна з ПДВ" та процедуру перерахунку колонок "Ціна з ПДВ" та "Ціна без ПДВ".

Додано константу "Кількість знаків після коми для цін" та змінено друковану форму документа з цінами для можливості виведення на друк у цінах задану кількість знаків у дробовій частині числа (кількість значущих цифр після коми для друку обмежена кількістю цифр у дробовій частині цін у формі введення документа).

Додано реквізит "Дата постачальника"; змінено процедуру друку обробки "Обробка документів" (викликається за кнопкою "Реєстр"): для прибуткових накладних, у колонку дата виводиться реквізит "Дата постачальника", якщо він заповнений, інакше - "дата документа".

Додано механізм підбору ТМЦ за штрих-кодом.

Додано друкарську форму від постачальника.

Додано можливість заповнення за період за "Рахунками-фактурами", "Витратним накладним", "Надання послуг", "Прибутковим накладним".

Змінено формат відображення числових реквізитів у документах: увімкнене роздільник тисяч.

Змінено кількість знаків після коми для цін у формі введення та у друкованій формі документа

Додана позначка отримання/видачі 2-го екземпляра, з можливістю відображення цієї інформації у відповідному журналі (у вигляді піктограми) та формування реєстру документів з ціми відмітками.

Додано механізм підбору ТМЦ за штрих-кодом.