Журнал "Кореспонденція" - це повністю новий журнал, призначений для комплексного управління, обліку та контролю всіх вхідних і вихідних офіційних листів.

Журнал слугує центром діловодства та дозволяє користувачам швидко відстежувати рух, статус та відповідальних осіб по всій офіційній кореспонденції підприємства.

Журнал об'єднує два види документів, що забезпечують повний цикл обліку листування:

1. Лист (вхідний): Реєстрація отриманої кореспонденції.

2. Лист (вихідний): Реєстрація відправленої кореспонденції.

Головною особливістю журналу є можливість відстеження статусу кожного документа за допомогою спеціалізованих вкладок (фільтрів):

• На розгляді: Документи, які щойно надійшли або були створені і очікують початкової оцінки чи розподілу.

• На підписі: Вихідні документи, готові до відправки, які очікують затвердження керівником.

• Виконується (як видно на екрані): Документи, за якими триває робота, підготовка відповіді або виконання поставленого завдання.

• Виконано: Робота над документом завершена, завдання виконано, відповідь відправлено.

• В архів: Завершені документи, перенесені до архівного зберігання.

Журнал надає всю необхідну інформацію "з одного погляду":

• Статус: Поточний етап роботи з листом.

• Документ: Тип документа ("Лист (вхідний)" або "Лист (вихідний)").

• № та Дата: Реєстраційний номер та дата документа.

• Відправник / Отримувач: Контрагент або внутрішній підрозділ, що є ініціатором/адресатом.

• Тема: Короткий зміст або назва документа.

• Сума (опційно): Може використовуватися для обліку суми, що фігурує в листі (наприклад, сума договору чи знижки).

Журнал "Кореспонденція" значно підвищує дисципліну діловодства та забезпечує:

1. Прозорість: Миттєве розуміння, хто і над яким листом зараз працює.

2. Контроль термінів: Можливість фільтрувати документи за датами та статусами, щоб не пропустити терміни відповіді.

3. Швидкий доступ: Спрощений пошук будь-якого листа за контрагентом, темою, номером або відповідальним працівником.